תכנון תקציב-מהן האלטרנטיבות לאקסל?

ארגונים רבים במשק הישראלי מתכננים את תקציבם באמצעות גיליונות אלקטרונים.
בניית תקציב באופן ידני באמצעות גיליונות אלקטרונים מחייבת השקעה מהותית בתפעול המערכת, השקעה הפוגעת כמובן ביכולת המיקוד הניהולית וברמת הפרוט האפשרי בהכנת התקציב.,
המטרה העיקרית-" לסיים את הסיוט הזה כבר.."

המשמעות: אין שימוש בתקציב ככלי תיכנוני ניהולי למימוש האסטרטגיה האירגונית
.מצד שני, גם הקמה של מערכת תקציב בכלי ייעודי או במסגרת מערך ה-ERP מחייבת ביצוע תהליך בחירה קפדני לצורך התאמת המערכת לצרכי הארגון, ותהליך הגדרת צרכים מקיף. השאלה היא שאלה קלאסית של עלות תועלת.

מה בד"כ המשמעויות של תכנון תקציבי ידני?:

* תהליך תכנון תקציב ארוך ומסורבל
* לא קיימת מתודולוגיה אחת אחידה לתכנון ובקרת התקציב:
* אין דוחות מובנים סטנדרטיים
* "המצאת הגלגל מחדש" בכל הפקת דוח

מה המשמעות של תכנון המבוסס על מערכת תקציב ייעודית?
*

*יכולת לניתוח והפקת דוחות וחתכים להנהלה בזמן אמת
* יכולת לבקרה תקציבית Online
* אפשרות ליישום כלים אוטומטיים לניהול גרסאות, העברה מתכנון לגרסת תקציב וכו'
* אפשרות להגדרת התרעות אוטומטיות
* אפשרות לניהול תקציב תשומות מדויק יותר:
* תקציב שכר אינו מבוסס על הערכות כלליות של גידול משנה לשנה
* אפשרות לקשר מובנה מול נתוני תמחיר- בעיקר לניהול תקציב ההוצאות תפעוליות
* אפשרות לסינכרון בין הפעילות השיווקית המתוכננת לתיכנון המתוקצב של מכירות המוצרים
* אפשרות בשלב התכנון, לבניה מלמטה של פירוט יעדי מכירות למק"ט (כמות ומחיר) מול הלקוחות עיקריים.
* אפשרות לבקרה מובנית מול יעדי מכירות כלליים לפי סוגי לקוחות/לקוחות וקטגוריות מוצרים.

השאלות המרכזיות:

כמה משאבים מושקעים היום בתהליך התכנון התקציבי הידני?

כמה זמן נמשך תהליך התכנון התקציבי?

האם הוא משמש כלי תיכנוני ניהולי למימוש האסטרטגיה האירגונית?

בכל מקרה, גם באירגונים שאנו מלווים שהחליטו להמשיך את השימוש בגיליונות אלקטרונים לצורך תיכנון התקציב, יישמנו מספר כלים ניהוליים המאפשרים לטייב את התהליך הנ"ל.

מערכות התקציב הקיימות בשוק הינם כלי מדף ייעודיים בעלי אפשרות מובנית לניהול מודל תקציבי. המערכות הן בעלות מנגנון לתמיכה בריבוי מטבעות וביצוע תכנון ובקרה בסביבת מרובת משתמשים/לקוחות בפלטפורמת OLAP(המאפשרת עדכון נתונים וקבלת דיווחים ניהולים במגוון חתכים). מערכת זו מתממשקת למערכת ה-ERP, אך מהווה יישות עצמאית נפרדת ובלתי תלוייה.

על בסיס יישומי תקציב בעבר יש להדגיש כי לכל מערכת כזו, יש עוצמות וחולשות ספציפיים . לצורך התאמה מלאה של הכלי למציאות העיסקית -תפעולית של החברה, קיים צורך לביצוע בחינה מפורטת של צרכי האירגון ותהליכי העבודה העיסקיים בו ולהתאים בעבורה את המערכת התקציבית המתאימה ביותר.

תהליך זה בא לידי ביטוי בסקר ישימות אשר מאפשר לחברה להבין את משמעות היישום מבחינת התקציב הנדרש, לוחות זמנים, תשומות פנימיות וחיצוניות, תכולת היישום הנדרשת ואבני הדרך הנדרשים מול ספק היישום .

סקר הישימות יאפשר לקבל החלטת לגבי המשך תהליך הפרוייקט , היקפו ותכולתו.

בנוסף, במידה ויוחלט על התקדמות בתהליך בחירת מערכת התקציב, הסקר, בצירוף הגדרת דרישות מפורטות במסגרת מסמךRFP יבטיח יישום בתכולה מלאה בלוח זמנים ממוקד ומהיר ובמחיר קבוע.

חברת OIC מתמחה בביצוע סקרי ישימות , בליווי תהליכי בחירה ובסיוע להתאמת מערכות תקציב ותמחיר ייעודיות למציאות התפעולית של חברות שונות.

החברה מהווה גוף מקצועי אובייקטיבי שאינו קשור מסחרית עם ספקי היישום השונים לצורך ייצוג מלא של האינטרסים המקצועיים של הלקוחות שלנו.

ליצירת קשר בנושא: costing.israel@gmail.com