תהליך תכנון התקציב והבקרה בחברה, משמש ככלי מרכזי למימוש האסטרטגיה העסקית-תפעולית של החברה.
כיום מרבית החברות מבצעת את תהליך תכנון התקציב והבקרה באמצעות גיליונות אלקטרונים (אקסל), כתוצאה מכך:
- תהליך תכנון תקציב מחייב השקעת זמן בתהליכים טכניים, הנלווים לתפעול גיליונות אלקטרוניים. תהליכים המצמצמים את אפשרות המיקוד בתהליכי התכנון והבקרה עצמם בלוח זמנים קצר
- כל שינוי בתהליך התכנון או ביעדים גורר עבודה חוזרת מול הלקוחות
- לא קיימים כלים אוטומטיים לניהול גרסאות, העברה מתכנון לגרסת תקציב וכו'
- חסרים כלים מובנים לתמיכה בשליפת ידע ניהולי לצורכים ניהולים, משתמשים ובקרה:
- יכולת לניתוח והפקת דוחות וחתכים להנהלה בזמן אמת
- אפשרות לבקרת On Line ודיווח למשתמשים השונים
- התרעות על חריגה מיעדים
- מערך ההקצאות ידני ואיננו בהכרח מפורט ברמה הניהולית הנדרשת
בעבר סקרנו בהרחבה את המשמעות של יישום תקציב המבוסס על אקסל.
בתקופה האחרונה, חברות רבות מעוניינת לבחון את האפשרות לייעול התהליך התקציבי, פישוט תהליכי העבודה הנלווים, שיפור מנגנוני ההקצאה של ההכנסות וההוצאות למגזרים השונים, שיפור תהליכי הממשק עם מערכות משלימות ושיפור ממשק המשתמש. זאת, על בסיס יישום תהליך התכנון והבקרה בכלי מובנה - מערכת תקציב ובקרה ייעודית.
לצורך כך, יש לבצע בשלב הראשון תהליך של סקר ישימות לבחירה ויישום מערכת תקציב ובקרה חדשה בחברה, הכולל:
- סקירת הצרכים של הכנת התקציב והבקרה התקציבית בחברה ומיפוי ממשקים העיקרים.
- בחינת החוסרים, עקרי הבעיות והאתגרים בתהליך הנוכחי
- בחינת האפשרויות לשיפור במערכת חדשה ו/או בתהליכים נילווים
- מיפוי מערכות התקציב הרלוונטיות ליישום בשוק והתאמתם לתכולה הנדרשת בחברה
- איפיון המשאבים הנדרשים (פנימיים וחיצונים) לפרוייקט ולתפעול השוטף, לוחות זמנים והשלבים להמשך (באלטרנטיבות שונות)
האתגרים העיקריים הטמונים בתהליך גיבוש סקר הישימות נובעים מהצורך להפיק מענה אובייקטיבי מבחינת עלות/תועלת לצרכים התפעוליים בחברה . מענה הכולל התייחסות ממוקדת לנושאים שונים, כגון:
- איפיון והגדרה של דרישות המשתמשים השונים ממערכת התקציב, הן במחלקה הכלכלית והן של המנהלים, העתידית והמשמעויות הנגזרות מכך:
- תקציב, תחזית שוטפת ובקרה של הכנסות והוצאות ישירות שוליות
- תמיכה בתכנון התקציבי התפעולי, תחזיות ובקרה של היחידות השונות:
- תקציב השכר (כולל עובדים זמניים)
- תקציב ההוצאות השוטפות ברמת הפירוט הנדרשת
- תקציב השקעות
- יכולת שילוב תקציב מזומנים ותקציב מאזני
- תקציב פרוייקטים
- תמיכה בביצוע תכנון ובקרה לפי מגזרים (קווי מוצרים וסוגי לקוחות) ויחידה אירגונית, כולל הכנסות והוצאות ישירות
- איפיון הסביבה המיחשובית וממשקים ומערכות לווין למערכת התכנון והתקצוב
- גיבוש שלבי היישום המומלצים
- הגדרת תכולת היישום ואבני הדרך הנדרשים
- מיפוי מערכות התקציב הרלוונטיות, העוצמות והחולשות של כל מערכת
- ביצוע הערכת תקציבית לכלל תהליך היישום
סקר הישימות יאפשר לקבל החלטת לגבי המשך תהליך הפרוייקט , היקפו ותכולתו.
בנוסף, במידה ויוחלט על התקדמות בתהליך בחירת מערכת התקציב, הסקר, בצירוף הגדרת דרישות מפורטות במסגרת מסמך דרישות מהספקים ( RFP), יבטיח יישום בתכולה מלאה, בלוח זמנים ממוקד ומהיר ובמחיר קבוע.
חברת או איי סי טכנולוגיות (OIC טכנולוגיות ) מתמחה בביצוע סקרי יישימות ומסמכי דרישות RFP של מערכות תקציב כגוף מקצועי אובייקטיבי.
החברה מכירה היטב את מערכות התקציב בשוק את היתרונות והחסרונות של כל מערכת ואת המשמעויות התקציביות של יישום כל מערכת.
------------------------------
הבלוג המלא
לסיוע בגיבוש פתרונות תמחיר ותקציב ניתן לפנות ל costing.israel@gmail.com
התכנים ו/או המידע בבלוג זה אינם משמשים בשום אופן לצורך יעוץ מקצועי ואינם באים כתחליף ליעוץ מקצועי.התכנים ו/או המידע בבלוג הינם כלליים וחלקיים בלבד ונכונותם עלולה להשתנות מעת לעת. יש לבחון כל מקרה על נסיבותיו המיוחדות
כל הזכויות שמורות לירון גולגר
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה